【箕面】記帳代行で経理を月1週間→3時間に｜建設業の税理士が解説
記帳代行で経理が月1週間→3時間に｜建設業の経理改善事例
結論：手順書の整備とOCR活用によって、経理にかかる時間は月1週間から3時間程度まで短縮できます。
箕面市の池田税理士事務所では、記帳代行サービスを通じて、こうした経理改善を数多くサポートしています。
「毎月、夫婦ゲンカになっていました。」Ｉ社様（仮称・建設業・大阪府・従業員5名）の奥様は、当時をそう振り返ります。前の税理士に依頼していた頃、レシートの整理・エクセル入力・領収書の糊付け・請求書と通帳の突合——これらの作業はすべて自社で行うしかなく、社長と奥様お二人で月に約1週間を費やしていました。池田税理士事務所に切り替え、記帳代行サービスを導入してからは、その時間が月3時間程度まで短縮されています。
なお、今回ご紹介するＩ社様には、記帳代行以外にも、月次決算・銀行融資・経営相談など、テーマ別にご紹介している改善事例がございます。同じお客様の取り組みを切り口を変えてお伝えするシリーズとして、あわせてご覧いただけますと幸いです。
箕面市の記帳代行サービス
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経理に月1週間かかっていた理由は何か
建設業は現場仕事が中心のため、社長が日中事務所にいないことが多く、経理担当者だけでは判断できない処理が数多く発生します。前の税理士に依頼していた頃のＩ社様でも、社長と奥様が一緒に経理を進めるしかありませんでした。
レシートを整理してエクセルへ入力し、入力済みのレシートを紙に糊で貼り付ける。仕入請求書と通帳の出金額を照合し、金額が合わなければ原因を探す。支払明細書が届いても処理方法が分からず、そのたびに作業が止まる。当時はこうした手順をすべて自社内で完結させる必要がありました。
「分からないことが出てくるたびに止まっていました」（奥様）
分からなければ社長に聞く、社長は現場にいる、確認が終わるまで作業が止まる——この繰り返しが、毎月1週間という時間につながっていました。経理には期限があるため、「終わらない」という焦りは想像以上に大きなストレスになります。「これ何？」「この資料どこ？」という確認のやりとりが毎月繰り返され、経理の負担は数字だけでなく家庭の雰囲気にも及んでいました。
箕面市・豊中市・池田市など北摂エリアでも、経理をご家族だけで回している建設業・サービス業のお客様は少なくありません。池田税理士事務所の記帳代行サービスでは、こうした状況のご相談を数多くいただいています。
記帳代行への切り替えで何が変わったのか
池田税理士事務所が最初に取り組んだのは、入力作業の効率化ではなく、経理の流れそのものを整理することでした。ここでは、実際に行った4つの改善を順番にご紹介します。
役割分担を明確にした手順書の作成
どの資料を準備するか、どの順番で処理するか、どこまでを会社側が行い、どこから税理士側が引き受けるか。この役割分担を整理し、Ｉ社様専用の手順書を作成しました。「何から始めればよいか」という迷いがなくなったことが、最初の改善点です。
OCR活用による手入力の削減
レシートを見ながら手入力していた作業は、OCR読み取りの活用によって大幅に圧縮されました。あわせて、紙への糊付け作業もなくなりました。freee・マネーフォワードなどのクラウド会計を活用した業務効率化は、池田税理士事務所が力を入れている分野のひとつです。
「うちも当てはまるかも」と思ったら
経理にかかっている時間は、会社によって様々です。
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「分からないから止まる」をなくした
仕入請求書と通帳のズレ処理、支払明細書の処理方法など、専門的な判断が必要な部分は現在、池田税理士事務所側で対応しています。「途方に暮れることがなくなりました」と社長は話します。経理時間を長くしている最大の要因は、入力作業そのものではなく「分からなくて悩む時間」です。この悩む時間をなくしたことが、時間短縮の本質的な理由でした。
奥様一人でも経理が完結するようになった
前の税理士時代は社長しか分からないことが多く、社長が不在だと経理が止まることも珍しくありませんでした。現在は、必要な資料さえ揃えば奥様お一人で経理を完結できるようになっています。
加えて、池田税理士事務所からの確認事項は電話ではなく文章で届きます。以前は電話で指示を受けてメモを取っていたものの、後で見返した時に「結局何をすればいいのか分からなくなる」ことがあったそうです。現在は指示文自体が簡潔で分かりやすいため、メモを取り直す手間がなくなりました。
それでも指示文の内容で分からないことがあれば、電話で気軽に確認できる体制も残っているため、「文章で送ってくれるので分かりやすいし、困った時は電話で聞ける安心感もある」とのことです。
電話でメモを取りながら対応していた以前と比べ、対応の負担そのものが大きく減りました。
箕面市で記帳代行に向いている会社の特徴
Ｉ社様のケースから、記帳代行が特に効果を発揮する会社の特徴を整理すると、次のようになります。該当する項目が多いほど、外注による改善効果は大きくなる傾向があります。
- 経理だけで何日もかかっている
- 社長しか分からない処理が多い
- ご家族で経理を担当している
- 毎月ギリギリになって慌てている
- 本業より経理に時間を取られている
箕面市・豊中市・池田市など北摂エリアの建設業・サービス業のお客様から、こうしたご相談を多くいただいています。記帳代行サービスは、毎月の面談を組み合わせることで、経理の効率化だけでなく経営判断にもつなげることができます。
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誰に相談すべきか：記帳代行を依頼する税理士の選び方
記帳代行は、単に入力作業を外注するだけのサービスではありません。経理の流れ全体を整理し、会社にとって無理のない仕組みを一緒に作ってくれるかどうかが重要です。池田税理士事務所では、当事務所についてのページでご紹介している方針のもと、代表税理士が窓口から一貫して対応しています。事務所の体制や代表の経歴はスタッフ紹介ページもあわせてご確認ください。
記帳代行サービスは、資金繰りに関するご相談ともつながりやすいテーマです。融資に関するご相談は融資サポートのページもご参照ください。
初回相談で準備しておきたいもの
初回のご相談では、特別な準備は必要ありません。直近の試算表や、現在の経理のやり方が分かるものがあればご持参いただくとスムーズです。費用面については、取引件数や処理の手間によって変わるため、まずは現状をお伺いした上でご案内しています。そのほかの疑問はよくある質問のページもあわせてご覧ください。
よくある質問
Q：記帳代行を依頼すると、自社の数字が分かりにくくなりませんか？
むしろ逆です。手順書をもとに整理されたデータが届くため、以前より数字が見えやすくなります。Ｉ社様も「売上・外注費・利益の内訳を具体的に把握できるようになった」と話しています。
Q：freeeやマネーフォワードを使っていなくても対応してもらえますか？
ご利用の会計ソフトに応じてご相談可能です。池田税理士事務所が完全対応しているのはfreeeとマネーフォワードの2つです。他のソフトをお使いの場合は、切り替えも含めてご相談ください。
Q：手順書とはどのようなものですか？
依頼開始時に、その会社の経理フロー（どの書類をいつどう処理するか）をまとめた手順書をお渡ししています。誰が対応しても同じ処理ができる状態を作ることが目的です。
Q：依頼後、経理の作業は全部なくなりますか？
全部はなくなりません。レシートや請求書などの原始書類の収集・送付は会社側の作業として残ります。その後の入力・照合・整理が主に外注化される形です。
Q：建設業特有の処理にも対応してもらえますか？
対応可能です。出面管理や外注費の処理、支払明細書の整理など、建設業特有の経理処理にも実績があります。
Q：記帳代行の流れはどのようになりますか？
初回のヒアリングをもとに会社ごとの手順書を作成し、その手順に沿って資料をお預かりしながら記帳を進めます。処理内容に迷いが生じた場合は、その都度池田税理士事務所側で確認・対応します。
まとめ
- 経理時間を長くしている最大の要因は「入力作業」より「分からなくて悩む時間」
- 手順書による役割分担の明確化が、時間短縮の最初の一歩
- OCR活用で手入力・糊付け作業を削減できる
- 専属の担当者がいなくても、家族経営でも経理が回る仕組みが作れる
- 料金は会社の状況により異なるため、まずは現状をお聞かせください
箕面市の記帳代行サービス
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